「ふるさと納税」からスタート
自治体業務の一助として活躍するRPA
埼玉県三芳町では、職員が行っていた「ふるさと納税」の事務処理作業をRPAを用いて自動化し、生産性の向上を目指している。ふるさと納税における業務では、納税や謝礼品など、お客様一人ひとりに対して必要な手続きや管理すべき内容がいくつもあり、作業の効率化が課題となっている。
RPA製品「WinActor」の導入により、こうした定型事務処理作業を自動化し、ヒューマンエラー防止や作業時間短縮に繋げる取り組みがスタートしている。
三芳町のふるさと納税&人気の謝礼品
期待する導入効果
導入効果 ① WinActorでふるさと納税の事務処理を自動化
ふるさと納税の申し込みにおいて、職員がお客様に謝礼品を届けるまで、実に様々な“裏側”の事務処理が発生している。こうした業務の多くは定型業務であるが、担当者が多くの時間を費やして作業を実施している。これらをWinActorで自動化して、事務処理の負担削減と効率化を目指したい。
導入効果 ② WinActorで臨時職員の賃金処理を自動化
三芳町役場で働く職員の中には、臨時的雇用の職員もいる。こうした職員は、労働時間や賃金がそれぞれ異なるため、賃金支払い処理は都度職員の手入力となり負担も大きい。WinActorの導入によりこれらをシナリオ化し、事務作業の軽減を図りたい。
導入効果 ③ 様々な部署で実験的な活用を目指す
三芳町役場内の各部署で連携し、WinActorのロボットを用いた活動を推進していく計画である。RPAに関しての様々な実験的な活動を活性化させて、部署を越えてRPAの活用アイデアを具体化し、業務効率化を推進したい。
お客様の声三芳町 政策推進室 政策推進担当 ご担当者様
三芳町では職員の業務負担の軽減と作業効率の改善を図る上で、RPA製品のWinActorを導入致しました。RPAの利用で最初にスタートしたいのはふるさと納税における職員の事務作業です。ふるさと納税は三芳町でも盛んですが、裏方の職員作業としては、謝礼品を準備する委託事業者への連絡や請求書処理、お客様に納税いただいた寄附金受領証明書の発行などがあります。また確定申告を行わなくてもふるさと納税分の税控除を受けられる「ワンストップ特例制度」の申請受付などもあわせて必要になります。これらの事務作業自体は決められた定型作業と言えるのですが、限られた職員で対応するには負担が大きいですし、作業漏れなどのミスも心配です。全国の自治体の中にはふるさと納税専用のシステムを準備し、運用されているところもありますが、三芳町ではこうした専用のシステム化は実施しておりません。代わりにWinActorを使い、こうした業務でまず効率化を図りたいと考えています。WinActorはWeb画面やExcelのシートを用いたPC操作を簡単にシナリオ化できるので、多くの業務で活用できます。まずは自動化のメリットが大きい業務からシナリオ作りを推進したいと思っています。
現在はふるさと納税以外にも、臨時職員の賃金処理など各部署から少しずつ検討案が出てきている状況です。今後は政策推進室や電算業務を所管する財務課が中心となり、RPAに関する様々な実験的な活動を活性化させて、部署を越えてRPA活用の“アイデア出し”を推進したいと思っています。
WinActor画面における「ライブラリ」
WinActorでは様々な操作アクションに対応したパーツが豊富に用意されているので、具体的な業務フローを“自動化したいシナリオ”に作り込むことが容易になっている。
お客様企業のご紹介
三芳町は都心から30km圏内に位置する、東京から一番近い緑のオアシスです。今も多くの平地林や畑が残り、日本農業遺産にも登録された落ち葉を堆肥とする循環型農法が現代にも受け継がれています。三富新田を代表した自然豊か風景、そこで育まれた「富の川越いも」や数々の「みよし野菜」が名産品です。
関越自動車道の三芳 PA・SICは多くの方から利用されており、便の良さから事業所も多く、製造業や運送業が盛んです。9月初旬の「みよしまつり」では、踊りや御輿、太鼓など様々な催物があり、最後には花火が打ちあがり、夜空に大輪の花を咲かせます。
*WinActor®はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
*掲載の社名、製品名は一般に各社の商標、登録商標です。
お客様プロフィール
- 名称
- 埼玉県 三芳町役場
- 所在地
- 埼玉県入間郡三芳町大字藤久保1100番地1
- 人口
- 38,273名(2019年2月末現在)
- *掲載内容は2019年4月時点の情報です。
- *記載されている内容は予告なしに変更される場合があります。